نوشته ی علی زیوری فرد
در طی چندین سال ، بارها از نمایشگاه های گوناگون بازدید می کردم. چه نمایشگاه های برگزار شده در شهر تهران و چه شهرهای مختلف. اما نتیجه ی ملموسی نمی گرفتم. فایده اش همان سرگرمی آن ساعت ها بود.
دو روز بعد از نمایشگاه، تقریبا تمام آن غرفه ها و دکورها و زرق و برق ها در ذهنم محو می شد.
حتی بعد از بازدید از نمایشگاه هایی که مناسب کار خودم بود اثر و فایده ی قابل توجهی حس نمی کردم.
کار من در نمایشگاه فقط دیدن بود. همین. به هر غرفه که می رسیدم در آن چشم می چرخاندم و رد می شدم.
بویژه اگر به شهر دیگری می رفتم برای بازدید نمایشگاه، حس خسران و هدر دادن پول و وقت، در من بیشتر بود.
در اینجا تجربه های خودم را با شما به اشتراک می گذارم. تا شما اشتباهات من را تکرار نکنید.
کم کم فهمیدم در بازدید دور دوم و سوم از یک سالن نمایشگاه، نکاتی به چشمم می آید که در دیدن های قبلی، توجهی به آنها نداشتم.
باور کردنی نبود. وقتی برای سومین بار ، یک سالن را دور زدم تازه ذهنم به حال و هوای موضوع نمایشگاه، آشنا شده بود.
در دور چهارم بازدید، چیزهایی می دیدم که باور نمی کردم آن چیزها چطور در دفعات قبلی بازدید، از چشم من مغفول مانده است.
به تجربه کم کم فهمیدم وقتی می روی با افراد صاحب غرفه ها صحبت می کنی، دنیای دیگری را حس می کنی.
در گفتگوها نکاتی را می فهمی که اصلا با دیدن صرف، نمی توان آن نکات را متوجه شد.
یاد آن بیت شعر افتادم که می گوید:
هر آنکس ز دانش بٓرٓد توشه ای
جهانیست بنشسته در گوشه ای
هر غرفه در نمایشگاه، واقعا جهانی ست از نکته ها که در گوشه ای نشسته است.
کم کم فهمیدم که فن مذاکره و گفتگو در نمایشگاه، چقدر کارساز است.
تاسف خوردم که چند سال اول، آن همه وقت را هدر داده ام برای دیدن صرف نمایشگاه ها. و قدم پیش ننهاده ام برای صحبت با افراد حاضر در غرفه ها.
الان وقتی می بینم انبوه آدم هایی که مثل سال های اولیه ای که من به نمایشگاه می رفتم ، هول هولکی و فقط برای خالی نبودن عریضه، سریع از سالن های نمایشگاه می گذرند و با عجله به سمت خروج از نمایشگاه می روند، دلم می خواهد بلندگو به دستم بگیرم و داد بزنم که این کاری که شما می کنید فقط تلف کردن وقت تان است.
در نمایشگاه، شرکت ها، با تمام ظرفیت پاسخگویی، آماده ی مکالمه اند. بهترین پرسنل شان را آماده باش ، کرده اند برای جوابگویی. برای گفتگو. برای مذاکره.
صحبت کردن و گفتگو و مذاکره، درهای جدید و جالبی را به روی دید هر شخص می گشاید نسبت به هر غرفه.
غرفه دار، موجود باهوشی ست که بهتر از هوش مصنوعی، خلاصه ی همه ی توضیحات بی شمار مربوط به آن شرکت را در چند جمله، به مخاطب، ارائه می کند.
اندک اندک، پی بردم که کاتالوگ ها و کارت ویزیت هایی که از نمایشگاه می گیرم را حتما در کوتاه ترین زمان پس از برگشت از نمایشگاه، بازبینی کنم.
و آنها را طبقه بندی کنم. روی هر کدام که لازم است توضیحاتی بنویسم.
مواردی که بی ربط به کار و خواست من هست را حذف کنم. این مساله، بسیار مهم است. انبوه کارت ویزیت و کاتالوگ، که دسته بندی نشده باشد تنها یک نتیجه دارد. تلنبار شدن و نهایتا چند ماه بعد، بیرون ریختن. و هدر دادن آن همه وقت و انرژی.
یاد گرفتم حتما با خودم تعدادی کارت ویزیت خودم را بیاورم. برای دادن به اشخاص مناسب.
و مهمتر از همه ی اینها یاد گرفتم یک دفترچه یادداشت و خودکار همراهم باشد و تمام نکات مهم و به دردبخور را بنویسم با ذکر جزییات.
و فقط به گرفتن کارت ویزیت، بسنده نکنم.
مثلا بنویسم فلان شرکت، فلان محصول را دارد که این مشخصات را دارد و دقیقا همان چیزی است که من لازم دارم.
یا
فلان محصول را که از یک شرکت خریده ام، در نمایشگاه فهمیدم شرکت فلان، محصولی دارد که آپشن های تکمیلی تر دارد و کارآمدتر است. یادم باشد زمانی که این دستگاه خراب شد از شرکت جدید، نمونه ی بهتر را بگیرم.
به همین ریزی و با جزییات باید نوشت نکات را در نمایشگاه.
اگر در دفتر، فقط بنویسی شرکت فلان و شماره اش را بنویسی ، دو هفته ی بعد کاملا فراموش می کنی دقیقا برای چه موضوعی اسم و تلفن این شرکت را نوشته ای.
نکته ی مهم دیگر این که نباید زمان بازدید از نمایشگاه به ساعات پایانی در روز آخر موکول کرد. چون معمولا غرفه هایی که از شهرستان ها آمده اند در ساعت های پایانی روز آخر، حال و هوای اختتامیه به خود می گیرند و بعضی ها مشغول بسته بندی و جمع آوری وسایل می شوند. که البته آنها اشتباه می کنند. با توجه به روحیه ی دقیقه آخری بعضی از ما ایرانی ها آنها باید متوجه باشند که در ساعات آخر، ممکن است بازدیدکنندگان مناسبی داشته باشند.
یک بازدیدکننده ی حرفه ای از نمایشگاه، حتما غرفه های بی ارتباط با کار و نیازهایش را نادیده می گیرد و از انبوه اطلاعات، گلچین می کند.
انسان، موجودی ست که لذت های ساده و دم دستی، ممکن است حواسش را از اصول مهم پرت کند.
شاید خنده دار باشد اما باید بگویم همیشه در بازدید از نمایشگاه ها، باید مواظب بود خوراکی های پذیرایی غرفه ها، حواس را پرت نکند از فرصت طلایی دیدار و گفتگو با آدم های مهمی که در غرفه ها هستند.
وسوسه ی فکر کردن به گرفتن هدایای تبلیغاتی از شرکت ها، دام دیگری است که حواس یک بازدیدکننده را تهدید می کند. که واقعا نمی ارزد به صرف وقت و انرژی.
وقتی آدم فکر کند در زیر یک سقف، بیش از پنجاه شصت نفر مدیر شرکت، مدیر خرید، مدیر فروش، مدیر بازرگانی مرتبط با کار ما و نیازهای ما جمع شده اند، واقعا این فرصت مغتنم و طلایی را بهتر درک می کند.
زمانی که در دفترهای کاغذی جلو پیشخوان هر غرفه، از شما می خواهند اسم و تلفن شما را بنویسند حتما خواسته ی موردنظر خودتان و چیزی که توجه شما را در آن غرفه جلب کرده را بنویسید. تا بعدا آنها بهتر بدانند نوع همکاری شما با آنها شامل چه موضوعاتی ست.
هر چه دقیق تر و ریزتر این موارد را بنویسید بهتر است.
هیچ وقت بی دلیل، اسم و تلفن تان را در دفترچه ی غرفه های بی ربط با خواسته ی خود ننویسید. که هم اطلاعات نامرتبط به آنها می دهید و هم بعدا ممکن است پیامک و تماس های بی ربط دریافت کنید.
در بازدید از غرفه ها ، متوجه باشید که فقط به صحبت با افراد پشت پیشخوان اکتفا نکنید. و پس از آنکه خواسته و سوال خود را مطرح می کنید از شخص پشت پیشخوان بخواهید اگر فردی در غرفه هست که توضیحات تخصصی تری بدهد شما را با او ارتباط دهد.
از رفتن به داخل غرفه های مرتبط با خواسته و نیاز کاری خود نترسید و از این کار امتناع نکنید. اجازه بگیرید و محصولات مورد توجه خود را از نزدیک تر ببینید و بخواهید روی خود آن کالا برایتان سوالات تان را پاسخ دهند و ابهامات تان را رفع کنند.
اگر فکر می کنید تامل بیشتر و ماندن بیشتر در یک غرفه، به شما کمک می کند، بروید و بر صندلی های تعبیه شده در غرفه ی مورد نظر بنشینید تا کارشناسان مرتبط، برای مذاکره با شما به شما ملحق شوند.
دقت کنید که در همکاری های تجاری و بازرگانی، صحبت روی تبصره ها و نکات ریز و نحوه ی بده بستان ها و پرداخت ها و امثالهم به اندازه ی اصل موضوع، مهمند. و کم نیستند مواردی که پس از ترک غرفه، حس می کنید همکاری تان با آن شرکت، قطعی ست اما بعدا چون نکات ریز را در مذاکرات، مطرح نکرده اید ، ارتباط تان به همکاری نمی انجامد.
نکاتی برای غرفه داران نمایشگاه ها
بارها در مراجعه به غرفه ها ، کارت ویزیت خواسته ام اما گفته اند تمام شده. هر شرکتی که می خواهد در نمایشگاه غرفه بگیرد باید حتما دو برابر میزان برآورد خود، کارت ویزیت و کاتالوگ چاپ کند. تا به این مشکل در روزهای آخر نمایشگاه بر نخورد.
در کارت ویزیت و بروشور خود، به طور مشخص، خدمات یا محصولات خود را بنویسید. بارها و بارها پیش آمده که ده ها کارت ویزیت را گرفته ام در نمایشگاه ها که فقط یک اسم و تلفن روی آن است. و بلا استفاده مانده و مدتی بعد پرت شده.
بدانیم که کمتر کسی بعد از نمایشگاه به سی چهل کارت ویزیت مبهم، زنگ می زند که بپرسد مثلا کار شما چی هست و من چرا کارت شما را گرفته ام.
حتما باید به افراد پشت پیشخوان غرفه خود بسپارید که مراجعان مهم و مرتبط با موضوع شرکت را به کارمندان و مدیران مرتبط، ارتباط دهند و فقط به گرفتن کارت ویزیت و درج تلفن و اسم آنها اکتفا نکنند.
تماس تلفنی و پیام، هیچ وقت اثرگذاری دیدار حضوری را ندارد. بزرگترین لطف نمایشگاه همین دیدار و مذاکره ی حضوری است.
و باید مذاکره با افراد مهم، به توافق نهایی منجر شود و توافق به تماس تلفنی موکول نشود حتی المقدور.
چاپ دفترچه های درج اسم و تلفن و خواسته ی مراجعان، یک امر لازم و بسیار مهم است.
حتما در رایزنی با همکاران داخل شرکت، مواردی که باید درباره ی مشتریان بدانید را در این دفترچه ها بگنجانید: شهر محل کار، موضوع درخواست از شرکت ما، و …
انجام امور تبلیغاتی غرفه ی شرکت خود را در همان روز اول یا دوم نمایشگاه انجام دهیم و حتما و ترجیحا در ساعات اول صبح که غرفه خلوت است.
اموری مثل :
گرفتن عکس های دسته جمعی نشسته و ایستاده ی همکاران
گرفتن عکس تکی همکاران در لوکیشن ها و موقعیت های مختلف غرفه
مصاحبه ها و فیلمبرداری ارائه توضیحات مربوط به شرکت
عکاسی و فیلمبرداری از غرفه برای شبکه های اجتماعی و …
بعدا در روز آخرممکن است وقت کافی برای این امور نماند و بعد از نمایشگاه، تاسف بخورید که چرا این کارها را انجام نداده اید.
همچنین بازدید غرفه داران و مدیران شرکت خودتان از کل نمایشگاه را در روز اول یا دوم انجام دهید. و ترجیحا در ساعات خلوت صبح. تا بتوانید در زمان شلوغی و مراجعه ی مشتریان به غرفه یتان، در آنجا مستقر باشید.
مدیران ارشد شرکت ها باید دقت کنند که افرادی که کار مهمی در نمایشگاه با شما ندارند وقت شما را زیاد نگیرند. وقت شما در ساعات برگزاری نمایشگاه باید به مراجعان مهم و مشتریان مهم بالقوه اختصاص یابد.
حضور مدیران ارشد در غرفه باید در بیشترین میزان ممکن باشد در طی روزهای نمایشگاه.
از پرسه زدن های بیهوده در سالن های نمایشگاه خودداری کنید تا از مراجعان مهم، مشتریان ثابت، بسازید و آن ها بدون مذاکره ، از غرفه ی شما رد نشوند.
افراد کلیدی و مهم شرکت تان را پی کارهای غیرمهم نفرستید.
یک مراجعه کننده، باید در چند ثانیه ی اول رسیدن به روبروی غرفه شما، بفهمد کار و خدمات و محصولات شما چه هست.
باید به شکل خلاصه، عکس و متن و نمونه محصول شما در معرض دید تماشاگران باشد.
از پیچیده سازی های بیمورد جلوه و ظاهر غرفه یتان، خودداری کنید.
در همان صبح روز اول نمایشگاه، مواردی مثل صبحانه و ناهار و تغذیه ی کارکنان غرفه را برای کل روزهای برگزاری نمایشگاه، برنامه ریزی کنید. و اگر قرار است از شرکت خاصی غذا تهیه کنید یک نفر را مسئول پیگیری این موضوع کنید.
همچنین برای کارهای دیگر هم تقسیم کار کنید. تا امور جاری، هماهنگ و روان پیش بروند.
ساعت صبحانه و ناهار و بقیه امور لازم در غرفه را معین کنید.
یک دفتر سررسید اختصاص بدهید به این که بعد از نمایشگاه، تمام کارکنان شرکت را جمع کنید و از آنان بخواهید ایرادات و مشکلات پیش آمده در حین نمایشگاه چه مواردی بوده و راه حل ها را هم از آنها بخواهید.
همه را در این دفتر یادداشت کنید. تا نکات این دفتر برای برگزاری نمایشگاه های آینده یتان استفاده شود.
اسم این دفتر را بگذارید «بهینه سازی حضور در نمایشگاه ها.»
