سیستم پیشنهادهای کارا در راه‌آهن

صنعت حمل و نقل آنلاین: نظام پیشنهادها یکی از ابزارهای مهم و تأثیرگذار مدیریت مشارکتی و مفیدترین راهکار عملی و کاربردی به منظور رشد و توسعه خلاقیت و نوآوری و استفاده از پیشنهاد و نظرات کارکنان در سازمان‌ها است. ارایه ایده‌های نو توسط کارکنان مستلزم آشنایی آنان با فنون حل خلاق مسئله و تکنیک‌های ایده‌پردازی و تفکر خلاق است. تجربه چندین ساله استقرار و اجرای نظام پیشنهادها در سازمان‌های کشورهای توسعه‌یافته، نمایان‌گر اثرات و نتایج مثبت و ارزشمند آن است. از این‌رو، ایجاد انگیزه و درگیری فکری کارکنان در بهبود بهره‌وری و افزایش خلاقیت و برقراری نظام پیشنهادها به‌عنوان یک سیستم بسترساز گسترش خلاقیت و نوآوری در سازمان‌ها بسیار ضروری است. در این مقاله، ضمن ارایه اهداف و ماموریت نظام پیشنهادها در شرکت راه‌آهن، مزایا و نیز ضرورت استقرار آن به‌عنوان یکی از ابزارهای مدیریت مشارکتی بر رشد نوآوری و خلاقیت در سازمان مورد بررسی و مطالعه قرار گرفته است و در نهایت ویژگی‌های یک سیستم پیشنهاد کارآمد ارایه می‌شود.

در دنیای امروز خلاقیت و نوآوری در سازمان‌ها به ضرورتی اجتناب‌ناپذیر مبدل شده و برترین شرکت‌های جهان برای پاسخ‌گویی به نیازها و انتظارات مشتریان خود استراتژی نوآوری و خلاقیت را به‌عنوان کلید طلایی موفقیت در فضای چالشی بازار انتخاب کرده‌اند. افزایش خلاقیت در سازمان‌ها می‌تواند به ارتقای کمیت و کیفیت خدمات، کاهش هزینه‌ها، جلوگیری از اتلاف منابع، افزایش کارآیی و بهره‌وری منجر شود. برقراری نظام پیشنهادها یکی از مناسب‌ترین و مفیدترین راهکارهای عملی و کاربردی به منظور رشد و توسعه خلاقیت و نوآوری و استفاده از پیشنهاد و نظرات کارکنان در سازمان‌ها است. تجربه چندین ساله استقرار و اجرای نظام پیشنهادها در سازمان‌های کشورهای توسعه‌یافته، در مجموع اثرات و نتایج مثبت و ارزشمند آن را به اثبات رسانیده است.(1)

اهمیت سیستم مشارکت در سازمان‌های پیشرو منجر به توسعه آن‌ها در بین رقبا می‌شود و استفاده از پتانسیل فکری و تجمیع تجارب کارکنان در هم‌افزایی توان مدیریتی و توانمندسازی کارکنان موجب احیای پویایی و نشاط سازمان شده و منجر به ایجاد محیطی می‌شود که در آن کارکنان به سازمان علاقمند شده و مدیریت به کارکنان خود اعتماد کرده و ارتباط دو سویه بین آن‌ها برقرار می‌شود. با توانمندسازی کارکنان میزان اعتماد به نفس آن‌ها افزایش می‌یابد و این اعتماد به نفس اضافی باعث ایجاد رضایت شغلی و سطح بالای بهره‌وری می‌شود.(2)

چنانچه گفته شد برای ایجاد زمینه‌های مشارکت کارکنان در امور، روش‌های مختلفی ارایه شده است که یکی از این روش‌ها نظام پیشنهادها است. نظام پیشنهادها به دلیل سادگی روش؛ نتایج مطلوب، عدم دخالت مستقیم در حیطه اختیارات مدیریت و عدم ایجاد تغییرات اساسی در ساختار سازمان، بیشتر از روش‌های دیگر مشارکت مورد توجه قرار گرفته است. نظام پیشنهادها پل ارتباطی مغزها و انتقال دانش و تجربه است.

در نظام پيشنهادها، هيچ انديشه‌اي حقير شمرده نمي‌شود. نظام پيشنهادها يا طرح بسيج انديشه‌ها، يكي از چشم‌اندازهاي ايجاد پويایي، بهبود فرآيندها و كيفيت ارایه خدمات است.

تاریخچه نظام پیشنهادها در شرکت راه‌آهن

يكي از سبک‌های مديريتي، مديريت مشاركتي است كه از بالنده‌ترین سبک‌ها و شیوه‌های رهبري به شمار می‌رود. در اين شيوه مديريتي، مديران تلاش می‌کنند تا تمامي كاركنان مانند مديران و دوشادوش صاحبان سرمايه در رسیدن به اهداف سازمان مشاركت داده شوند و در تمامي تصمیم‌گیری‌ها نقش كاركنان را پررنگ کنند.

اجراي نظام پيشنهادها به‌صورتي فراگير در ايران از سال 1366 و در پي بازديد گروهي از كارشناسان سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران از ژاپن، آغاز شد و به ‌سرعت در تعداد زيادي از شرکت‌های توليدي و متعاقب آن در ساير بخش‌ها اجرا شد.

مصوبه هشتاد‌و‌هشتمین جلسه شوراي عالی اداري 10/12/1379 طبق بخشنامه ابلاغی آن به شماره (430/13) مورخ 15/12/1379 و همچنین بخشنامه شماره 195940/19000 مورخ 24/10/1381 سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور، بر طراحی و استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در سازمان‌ها تأکید کرده است.  همچنین درخصوص استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها و اعطاي جوایز به پیشنهادهاي مؤثر، طبق مصوبه هیات‌ وزیران به شماره (776/ت28426) مورخ 15/01/1382 در رابطه با اعتبارات برنامه تحول اداري تحت شماره 10313 دستورالعمل‌های مقتضی صادر شده است.  تبصره 2 ماده 43 قانون استخدام کشوري نیز درخصوص حق حضور در جلسه و حق‌الزحمه کارشناسان و آیین‌نامه اجرایی موضوع این تبصره است.

طبق اجرای ماده 2 آیین‌نامه اجرایی ماده 20 قانون مدیریت خدمات کشوری موضوع مصوبه شماره 35622/90/200 تاریخ 23/07/1390 وزیران عضو کمیسیون امور اجتماعی و دولت الکترونیک دستورالعمل نحوه استقرار و تداوم نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به دستگاه‌های اجرایی ابلاغ شد.

در همين راستا شركت راه‌آهن جمهوري اسلامي ايران نيز از سال1376به‌منظور مشارکت حداکثری کارکنان و ذی‌نفعان اقدام به راه‌اندازی اين سيستم کرد و در اين مدت و به فراخور زمان با تغييراتي توأم بوده است.

چرایی استقرار نظام پیشنهادها در سازمان‌های پویا

از آن‌جا که سیستم نظام پیشنهادها یکی از کاراترین سیستم‌های مدیریت کیفیت است با درگیر کردن تمامی کارکنان و اندیشه‌های آنان از هر طبقه و پست سازمانی، سازمان را به نتیجه مطلوب در راستای اهداف و استراتژی‌ها می‌رساند. نظام پیشنهادها با انجام بهبودهای کوچک و گسترده و در مقیاس انبوه موجبات بهبود بهره‌وری در فرآیندها، فعالیت‌ها و پروژه‌ها شده و با امتزاج پروژه‌های حل مسئله و بهبودهای رادیکالی، ماموریت، اهداف و استراتژی‌ها را به حد مطلوب می‌رساند.

در نظام مديريت مشاركتي؛ مديران و كاركنان به تبادل‌نظر با يكديگر مي‌پردازند و همين امر موجب ايجاد محيطي دوستانه و توأم با اعتماد و اطمينان متقابل در سازمان مي‌شود. كاركنان با مشاركت در كارها، خود را در سود و زيان سازمان سهيم مي‌دانند و همه تلاش خود را با كمك مديران در جهت افزايش كارآيي و اثربخشي سازمان به كار مي‌گيرند.

در نظام مديريت مشاركتي، مديران براي رسيدن به اهداف سازمان با راه‌حل‌هاي پيشنهادي بسياري از سوي كاركنان مواجه مي‌شوند كه پس از ارزيابي آن‌ها مي‌توانند بهترين راه‌حل‌ها را انتخاب کنند.

نظام پيشنهادها، عاملي است براي افزايش روحيه كاركنان كه در آن هر فرد يا گروه، خود را در سرنوشت سازمان دخيل بداند و با ارایه پيشنهادهاي خود در مورد بهبود فرآيندها، اصلاح روند انجام كارها و كسب هر چه بيشتر رضايت ارباب رجوع و حل مسائل و مشكلات سازمان بكوشد.

با توجه به الزام قانونی استقرار نظام بهره‌وری در کشور و کمبود منابع مالی و اقتصادی حاکم بر کشور و سازمان‌ها، شرکت راه‌آهن احساس نیاز به استفاده از سیستم‌های بهره‌وری کرده که یکی از ابزارهای توانمند و کارا، سیستم مدیریت مشارکتی جهت مدیریت هزینه‌ها است.

لزوم توجه به ایده‌های کوچک

ایده‌های کوچک، درگاهی برای ایجاد مزیت رقابتی پایدار از ایده‌های بزرگ هستند. این در حالی است که ایده‌های بزرگ و کلی‌تر، ممکن است به‌راحتی الگوبرداری و تقلید شوند. در واقع ایده‌های کوچک هستند که بهره‌برداری از آن‌ها به بخشی از یادگیری سازمان باز می‌گردد و تا حد زیادی اختصاصی می‌ماند.

مدیران اغلب به ایده‌های بزرگ و با تحولات گسترده سازمانی علاقه دارند ولی بسیاری از جهات، ایده‌های کوچک‌تر باارزش‌تر هستند. در واقع تعداد زیاد ایده‌های کوچک به یک سازمان اجازه می‌دهد تا به سطوحی از عملکرد دست یابند که در غیراین‌صورت، ممکن نبود. ایده‌های کوچک، ابزار اصلی برای یادگیری سازمانی هستند. توانایی خلق آن‌ها، سازمان را روی یک منحنی یادگیری سریع‌تر انتقال می‌دهد. آن‌ها، یک مزیت رقابتی پایدار ایجاد می‌کنند و به‌صورت اختصاصی برای سازمان می‌مانند. اغلب ایده‌های کوچک، از فرصت‌های پیش آمده، بهترین بهره‌وری را دارند.

ایده‌های کوچک، بهترین منبع ایده‌های بزرگ هستند. آن‌ها نسبت به ایده‌های بزرگ، تغییرات عمیق‌تری ایجاد می‌کنند و مدیریت صحیحی از ایده‌های کارکنان را به وجود می‌آورند.(3)

ماموریت اصلی نظام پیشنهادها

ايجاد فضايي در سازمان كه تمامی كاركنان را ترغيب کند تا در زمينه كاري خويش گام‌هاي كوچك مستمر رو به جلو بردارند.

اهداف استقرار نظام پيشنهادها

   بهبود فرآیندهای کاری در سازمان با اجرای پیشنهادهای مفید کارکنان

   کاهش هزینه‌ها از طریق حذف اتلاف‌ها

   شناسایی و رفع گلوگاه‌ها، تنگناها و مشکلات

   بهبود كيفيت خدمات مورد ارایه سازمان

   ورود انديشه‌هاي مختلف به سازمان باعث کشف نقاط ضعف پنهان و کاهش خطا مي‌شود.

مزایای استقرار نظام پيشنهادها در سازمان

الف) جنبه‌های اجتماعی و سازمانی:

   ایجاد همبستگی بین کارکنان و بهبود روابط انسانی

   تبدیل سازمان به سازماني پویا و یاد گیرنده

   شکستن فرهنگ سکوت و حاشیه‌نشینی و ایجاد احساس تعلق، وفاداری و مالکیت کارکنان نسبت به سازمان

   همسو شدن اهداف فردی، مدیریتي و سازمانی

   بهبود روابط بین مدیریت و کارکنان

   شناسایی مشکلات سازمان و ارایه راه‌حل توسط کارکنان

ب) جنبه‌های فردی و درونی:

   ایجاد تعهد، دلبستگی، رضایت شغلی، امنیت شغلی و وجدان کاری

   ارضای نیازها، احترام و عزت نفس و خودشکوفایی کارکنان

   ایجاد احساس مفید و موثر بودن در سرنوشت سازمان

   بروز افکار و ایده‌های جدید و رشد توانایی‌های کارکنان

   امکان تبدیل استعدادهای بالقوه کارکنان به توانایی‌های عملی

ج) جنبه‌های اقتصادی و مادی:

   افزایش کمیت و کیفیت عملکرد سازمان

   کاهش هزینه‌ها، وقت تلف شده و ضایعات

   افزایش کارآیی، اثربخشی و بهره‌وری سازمان و ایجاد ارزش

   کاهش عملیات زائد اداری(4)

حمايت‌های مدیران ارشد از نظام پيشنهادها

   مشاركت در طراحي و راهبري

   حمايت فرآيندي/ سيستمي

   حمايت بودجه‌اي

   حمايت نمادين

نقش مدیران در حمایت از نظام پیشنهادها

   هدف‌گذاري کمي شاخص‌هاي نظام پيشنهادها

   جلب مشارکت کارکنان و استقبال از تغيير

   تاکيد بر ضرورت مشارکت کارکنان در جلسات و گردهمايي‌ها

   ایجاد انگیزه در پرداخت پاداش‌ها

   لحاظ کارنامه مشارکت در ارزيابي عملکرد افراد و واحدها

عوامل موفقیت نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها

   بسترسازي فرهنگي

   تشويق كاركنان كه منشاء خدمات و نوآوري‌ها در سازمان‌ها هستند

   احترام به كاركنان و اهميت دادن به نظرات آنان

   تشويق كاركنان جهت ارایه طرح‌هاي پيشنهادي

   ايجاد باور در مديران و كاركنان مبني بر مؤثر بودن مشاركت

   ايجاد همدلي و همسویي بين مديران و كاركنان

   ابعاد فرهنگ عملكرد گروهي

   رضايت‌مندي فردی

   توجه به شأن و منزلت اجتماعي كاركنان

   احساس مهم بودن كاركنان در محيط كاري

   به مشورت گذاردن كاركنان در تعيين اهداف كوتاه‌مدت و بلندمدت

   مشخص بودن جايگاه نظرات و پيشنهادهاي كاركنان و در تصميم‌گيري‌هاي مديران

   اعتماد ميان كاركنان و مديران و تعیین جايگاه مشاركت در تصميم‌گيري

   مشخص کردن ابعاد مشارکت برای کارکنان

   ایجاد مکانیسم علمی برای اخذ و بررسی کارشناس و اجرای پیشنهادها

   مشخص بودن جايگاه نظرات و پيشنهادهاي كاركنان و در تصميم‌گيري‌هاي مديران

   وجود ساختارهاي سازماني منعطف با تحولات محيطي(5)

نتیجه‌گیری:

جهان به‌طور فزاینده‌ای در حال رقابتی شدن است. مدیرانی که پتانسیل موجود در ایده‌های کارکنان را تشخیص می‌دهند و قادر به تشویق و استفاده از آن‌ها هستند، جزو کسانی خواهند بود که رشد سازمانی را تجربه می‌کنند. آن‌ها قادر به ایجاد محیط‌های کاری لذت‌بخش‌تر و باارزش‌تر، جذب و حفظ کارکنان بهتر و ارایه عملکرد بهتر برای سازمان خواهند بود.

تمرکز بر ایده‌ها، یک فعالیت در یک زمان خاص یا یک فعالیت گهگاهی نیست؛ بلکه می‌تواند به‌عنوان یک راهکار دایمی در یک سازمان گنجانیده شود.

با توجه به مباحث ارایه شده، سیستم‌های کارآمد نظام مشارکت دارای ویژگی‌های بارز زیر خواهند بود که باید هر سازمانی بدان توجه و اهتمام ورزد:

1. پیشنهادها باید ارزشمند باشند

هر شخصی فکر می‌کند ایده‌هایش عالی است. سازمان باید فرآیندی داشته باشد تا ایده‌ها بر اساس ویژگی‌ها و در چهارچوبی بررسی شوند و بازخورد مناسبی نیز از آن اخذ شود. برخی از این ویژگی‌ها می‌تواند رضایت مشتری یا کاهش هزینه و زمان باشد یا موجب افزایش سهم بازار شود یا موجبات افزایش ایمنی را فراهم کند.

2. سیستم باید به دنبال شناسایی افرادی باشد که می‌خواهند در کارشان پیشرفت کنند و محیط کارشان را بهبود بخشند.

هیچ‌کس جز خود شخص، کار و اجزای فرآیند آن را بهتر از خودش نمی‌داند. کارکنان بهتر می‌دانند که فرآیندشان شامل چه فعالیت‌هایی است و در کجای فرآیند مشکلی ایجاد شده و ایده یا ایده‌های بالقوه‌ای برای زمانی‌که مورد بررسی قرار می‌گیرند، دارند و این سنگ بنای بهبود مستمر است. سیستم پیشنهادی که پیشنهادهای مرتبط با کار را تشویق می‌کند به رشد این مفهوم کمک کرده و موجب خلاقیت و استفاده از قدرت فکر کارمند می‌شود.

3. پیاده‌سازی و اجرای پیشنهاد با مشارکت پیشنهاددهنده

با توجه به این‌که کسی که ایده‌ای را می‌پروراند، بدان مشرف است و جزییات کار را بهتر از دیگران می‌داند به اندازه کافی متعهد به اجرا و انجام روی جزییات آن کار خواهد بود. اگر سازمان فرآیند حل مسئله رسمی داشته باشد، مستندسازی پیشنهاد باید این قدم را بردارد که مسئله چیست؟ ریشه اصلی آن در کجاست؟‌ راه‌حل‌ها کدام هستند و کدام‌یک اثربخش‌تر است؟‌ آیا راه‌حل، مسئله را حل می‌کند و سرانجام این‌که ایده باید منافع و هزینه‌های واقعی را مشخص کند. بدون مستندسازی کارمند تنها یک ایده خواهد داشت، اما مستندسازی ممکن است آن را به پیشنهاد با ارزش تبدیل کند.

4. سرپرست کارمند باید اولین بررسی‌کننده پیشنهاد باشد

کارمند و سرپرست کسانی هستند که بیشترین شناخت را از شغل دارند و در مورد یک پیشنهاد مرتبط با شغل، سرپرست کارمند باید اولین نقطه بررسی باشد و نقش او مربیگری کارمند در خلال ارایه پیشنهاد، دادن بازخورد به او و مستندسازی است. پاره‌ای از سازمان‌ها سرپرست را در سازگار کردن پیشنهادها مورد ارج و تشویق قرار می‌دهند.

5. نوع جایزه (پاداش) باید با فرهنگ سازمان مرتبط باشد

پرداخت پاداش به پیشنهاد متناسب با بهبود ایجاد شده می‌تواند مالی یا غیرمالی باشد و به فرهنگ هر سازمان و انتظارات آن بستگی دارد.

6. باید به تیم‌ها اجازه ارایه پیشنهاد داده شود

شرکت راه‌آهن با توجه به تخصص‌بر بودن صنعت و فعالیت‌های مرتبط با آن، نیازمند مشارکت گروهی در رفع مشکلات و بهبود کارها است. مسلماً فکر دو نفر و بیشتر بهتر از فکر یک فرد است. بنابراین سیستم پیشنهادها باید شرایطی را فراهم کند که پیشنهاد از سوی بیش از یک فرد ارایه شود. تیم‌ها هم می‌توانند تیم‌های غیررسمی باشند که روی یک ایده کار می‌کنند یا تیم رسمی که فرآیند حل مسئله را به‌صورت ساختارمند دنبال می‌کند.

 

*معاون مدیرکل سرمایه‌گذاری، دفتر سرمایه‌گذاری و اقتصاد حمل‌و‌نقل، شرکت راه‌آهن  ج.ا.ا

 

*مسئول گروه برنامه‌ریزی بهره‌وری، دفتر برنامه‌ریزی و بودجه، شرکت راه‌آهن ج.ا.ا

 

مراجع

1. صبا سلیمی و سیدامیرحسین میرقادری – بررسی تاثیر استقرار نظام پیشنهادات بر ارتقای سطح خلاقیت و نوآوری در سازمان (مطالعه موردی شرکت‌های دانش‌بنیان مستقر در شهرک علمی تحقیقاتی اصفهان – سومین کنفرانس بین‌المللی مدیریت، مهندسی صنایع، اقتصاد و حسابداری 1398).
2. https://behtime.ir
3. آلن جی. رابینسون و دین ام. شرودر. مترجمان دکتر عباس سقایی، حوریه نجفی، میرسهیل حسینی و کیوان تفکری – کتاب ایده‌ها رایگان هستند، ویرایش اول – 1395.
4. http://edari.areeo.ac.ir
5. دکتر محمد کردرستمی، علی نعمتی، عوامل پیش برنده استقرار نظام مدیریت مشارکتی – ماهنامه بازار بین‌الملل، شماره دوازدهم، اردیبهشت – خرداد 1390.