منبع: کتاب سفارشات خارجی – از انتشارات ماهنامه صنعت حمل و نقل تالیف اکبر بوالحسنی
صنعت حمل و نقل آنلاین: فرم ثبت سفارش فرمی است که به صورت خام توسط وزارت بازرگانی منتشر و خریدار با درج اطلاعات مربوط به خرید خارجی و با امضاء آن جهت ثبت در آمارهای دولتی به وزارت بازرگانی مراجعه می نماید.
خریدار قبل از مراجعه جهت ثبت آماری خرید در وزارت بازرگانی می بایست به سازمانها و وزارتخانه های دولتی جهت اخذ مجوز مراجعه نماید و در موارد ذیل لزومی به مراجعه جهت اخذ مجوز به وزارتخانه های متولی دولتی وجود ندارد ۱- در مواردیکه کالا جزء کالاهای مجاز باشد (کالای مجاز کالائی است که نیاز به اخذ مجوز از سازمانهای دولتی ذیربط ندارد) ۲- در مواردی که سازمان دولتی در ورود و یا صدور کالا موافقت کلی نموده باشد.
پس از اخذ مجوز از سازمانهای دولتی ذیربط خریدار با تنظیم فرم ثبت سفارش که فقط مخصوص واردات است از وزارت بازرگانی تقاضای ثبت خرید خارجی را می‌نماید.
فرم ثبت سفارش دارای قسمت های مختلف شامل موارد ذیل است:
اطلاعات مربوط به متقاضی که در واقع نام خریدار و نشانی قانونی وی و شماره کارت بازرگانی و نوع مالکیت (خصوصی دولتی تعاونی) و نوع فعالیت تجاری غیرانتفاعی تولیدی) قید شده است.
۲ اطلاعات مربوط به نوع تقاضای ثبت سفارش که شامل موارد افتتاح اصلاحیه جایگزینی است.
افتتاح
در مواردی که خریدار جهت خرید برای اولین بار و جهت ثبت تقاضای مربوطه مراجعه می نماید شامل افتتاح ثبت سفارش می گردد.
اصلاحیه
در مواردیکه پس از افتتاح بنا به توافق خریدار و فروشنده تغییراتی در شرائط خريد بوجود می آید به نحوی که در ثبت سفارش موثر است، مانند افزایش یا کاهش مبلغ خرید، تغییر مشخصات و یا مقدار کالا، تغییر کشور فروشنده و … خریدار باید جهت اصلاح ثبت سفارش به وزارت بازرگانی مراجعه نماید، در حال حاضر در موارد افزایش مبلغ قرارداد خریدار جهت اصلاح و تغییر ثبت سفارش با تنظیم فرم اصلاحیه ثبت سفارش به وزارت بازرگانی مراجعه می نماید.
جایگزینی
در مواردیکه خریدار بنا به دلائلی ذینفع و فروشنده را تغییر می دهد و یا قصد دارد با فروشنده جدیدی قراردادی منعقد نماید جهت تغییر فروشنده در واقع مورد جایگزینی را در ثبت سفارش پی گیری می نماید.
اطلاعات مربوط به فروشنده شامل نام فروشنده و نشانی و کشور مربوطه و نام شرکت بازرسی کننده کالا
۴ – اطلاعات مربوط به پر فرم شامل مشخصات کالا و شماره تعرفه گمرکی و مبلغ و شماره و تاریخ و نوع پرداخت و نوع قرارداد میان خریدار و فروشنده
۵- اطلاعات مربوط به سازمان دولتی مجوزدهنده و تخصیص ارز شامل مبلغ و محل سهمیه ارزی و نوع ارز (شناور صادراتی)
۶- امضاء ثبت سفارش توسط خریدار : اطلاعات فوق در مورد خرید کالا ضروری است و در مورد خرید خدمت در ن واقع فرم ثبت خدمت که توسط بانک مرکزی منتشر می گردد توسط خریدار تنظیم و مجوز دریافت می گردد. خریدار با تنظیم اطلاعات فوق که منشاء آن در واقع پر فرمای فروشنده است
جهت ثبت سفارش به وزارت بازرگانی مراجعه و اقدام به ثبت سفارش کالا می نماید.
در مورد اخذ مجوز، راهنمای خریدار کتاب تعرفه ضمیمه آئین نامه قانون صادرات و واردات است که با کدهای … ۳-۲-۱ مشخص می گردد و علامت (0) نشان دهنده ممنوع بودن کالاست. ممکن است برای یک پرفرم به علت تنوع کالا لازم باشد به سازمانهای دولتی متعدد مراجعه شود. در هر حال راهنمای خریداری کتاب تعرفه می باشد.
معمولا مهلت اعتبار ثبت سفارش تا پایان سالی است که سفارش خرید ثبت شده است و در صورتیکه خریدار وارد سال مالی جدید گردد و موفق به خرید کالا نشده باشد باید برای تمدید ثبت سفارش به وزارت بازرگانی مراجعه نماید.
یکی از مدارک اصلی که در روش پرداخت به طریق گشایش اعتبار در سیستم بانکی باید ضمیمه گردد و همچنین از اسناد اصلی که در گمرکات کشور باید خریدار تسلیم گمرک نماید مدرک ثبت سفارش کالاست.
